- Vergabeunterlagen bestellen und herunterladen
- Ersteinrichtung des Bietercockpits
- Bearbeitung von Angebotsunterlagen
- Bieterfragen stellen und Antworten lesen
- Eigene Dateien importieren
- GAEB-Dateien importieren
- Leistungsverzeichnis für Liefer- oder Dienstleistungen ausfüllen
- Nebenangebote erstellen
- Elektronische Angebotsabgabe mit Signatur in Textform
- Elektronische Angebotsabgabe mit elektronischer Signatur
- Angebote zurückziehen
- Beschränkte Ausschreibungen
Sie nutzen das AI Bietercockpit, das von der Administration Intelligence AG für das Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes angepasst wurde.
Das Bietercockpit ermöglicht Ihnen, Vergabeunterlagen digital herunterzuladen, Angebote zu bearbeiten und diese, falls gewünscht, ebenfalls digital abzugeben. Die Bietercockpit unterstützt Sie durch Ausfüllhilfen sowie Logikprüfungen und leitet Sie Schritt für Schritt durch die Angebotserstellung.
Für die elektronische Angebotsabgabe bietet Ihnen das Bietercockpit zwei Signaturarten an, wenn dies von der ausschreibenden Stelle gewünscht wird. Sie können ein Angebot elektronisch in Textform abgeben (keine digitale Signatur) oder mit einer digitalen Signatur, wobei Sie zwischen der fortgeschrittenen digitalen Signatur mit Soft-Zertifikat oder der qualifizierten digitalen Signatur entscheiden können. Für qualifizierte Signaturen benötigen Sie zusätzlich ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. (Erfahren Sie mehr über "Digitale Signatur")
Das Bietercockpit erkennt nahezu alle von den bekannten Zertifizierungsdienstanbietern ausgestellte Soft-Zertifikate. Für die qualifizierte Signatur beachten Sie bitte, dass keine Kartenleser mit COM-Port verwendet werden können.
Wenn Sie zum ersten Mal Vergabeunterlagen mit dem Bietercockpit öffnen, werden Sie aufgefordert, das Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes als Plattform zu konfigurieren. Hierzu geben Sie bitte die gleichen Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) ein, die Sie auch für Ihre Anmeldung für das Deutsche Ausschreibungsblatt nutzen. Für evtl. Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt finden Sie die Konfiguration unter Einstellungen -> Aktionen -> Plattform konfigurieren.
Bitte achten Sie darauf, dass das Häkchen bei "Ausschreibungen von dieser Plattform beziehen" gesetzt ist.
Speichern Sie bitte die Zugangsdaten ab. Wenn Sie das nächste Mal das Bietercockpit starten, sind Ihre Zugangsdaten hinterlegt und müssen nicht nochmal eingegeben werden.
Die Funktion "Nachrichten":
Hier erhalten Sie Nachrichten, die automatisch von dem Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes versendet werden, bspw. dass Sie die Vergabeunterlagen bestellt haben. Sie erhalten hier aber auch alle Nachrichten, die die Vergabestelle Ihren Bietern zukommen lässt. Sie können auf die Nachrichten antworten und Anhänge mitschicken.
Die Funktion "Ausschreibungen":
Hier gelangen Sie auf die Übersicht aller Ausschreibungen, deren Vergabeunterlagen Sie über unser Auftragsportal heruntergeladen haben. Von hier können Sie die Bearbeitung mit Doppelklick auf die gewünschte Ausschreibung starten. Am Ende der einzelnen Ausschreibungen können Sie weitere Aktion auswählen. Das Bietercockpit zeigt das Verfallsdatum der Ausschreibung sowie den Status an. Sie können oberhalb der Liste über den blauen Balken die Liste filtern, über das Plus-Zeichen weitere Dateien importieren und über die "Pfeile" die Vergaben synchronisieren.
Die Funktion "Archiv":
Sie können Ausschreibungen aus der "Übersicht der Ausschreibungen" in das Archiv laden und diese dort ablegen. Die Vergaben sind somit aus der "Übersicht der Ausschreibungen" entfernt. Somit schaffen Sie sich während der Bearbeitung mehrerer Ausschreibungen einen besseren Überblick. Sie können die Ausschreibungen über "Aktionen" jederzeit wieder einzeln aus dem Archiv in den Bereich "Ausschreibungen" zurückholen.
Die Funktion "Einstellungen":
Hier wird eine Übersicht der Konfigurationen Ihrer Auftragsplattform angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Einstellungen ändern - z.B. Ihre Zugangsdaten anpassen. Desweiteren können Sie nach Wechsel auf den Reiter "Allgemein" Ihre persönlichen Einstellungen treffen. Sie können den Speicherort der Ausschreibungsdateien festlegen, Ihr Software-Zertifikat hinterlegen, Proxyserver-Konfigurationen anpassen, Ihr GAEB-Werkzeug mit dem Bietecockpit verbinden und Spracheinstellungen vornehmen.
Um ein Angebot zu erstellen, wählen Sie bitte in der linken Spalte "Ausschreibungen" aus. Sie sehen nun alle Ausschreibungen, für die Sie Vergabeunterlagen über unser Auftragsportal angefordert haben. Bitte wählen Sie durch Doppelklick die Ausschreibung aus, die Sie bearbeiten möchten. Die Unterlagen werden zur Bearbeitung im Bietercockpit vorbereitet.
GAEB-Werkzeug
Wenn Sie noch kein GAEB-Werkzeug mit dem Bitercockpit verknüpft haben, werden Sie an dieser Stelle aufgefordert, diese Einstellung zu konfigurieren. Das System empfiehlt Ihnen ein Werkzeug, welches Sie auch direkt herunterladen können (wählen Sie "Hier klicken"). Nach erfolgreicher Installation des Werkzeugs hinterlegen Sie es ganz einfach über "Durchsuchen" - der korrekte Pfad ist bereits ausgewählt - bitte wählen Sie hier die angezeigte .exe-Datei aus und bestätigen Sie dieses. Anschließend speichern Sie die von Ihnen getätigten Einstellungen im Bietercockpit.
Wählen Sie im Anschluss wieder den Punkt "Ausschreibungen". auf der linkne Seite und öffnen Sie nochmals die gewünschte Ausschreibung durch Doppelklick.
Nachrichten, Vergabeunterlagen und Angebotsunterlagen
Sie können durch klicken der blauen Balken auswählen, welchen Schritt Sie wünschen.
"Nachrichten" - um eben solche von Vergabestellen einzusehen oder um Bieterfragen zu stellen.
"Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)" - um die kompletten Vergabeunterlagen zu lesen, zu drucken oder zu exportieren.
Im letzten Schritt öffnen Sie "Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)" um Ihr Angebot zu erstellen. Es wird automatisch immer ein "Angebot 1" erstellt.
Darunter werden alle zu bearbeitenden Unterlagen angezeigt. Sie können diese nun einzeln öffnen und bearbeiten. Dateien importieren Sie über den gleichnamigen Button etwas weiter oben.
Das Bietercockpit unterstützt Sie durch Ausfüllhilfen und Logikprüfungen, um Ihnen bei der Erstellung eines vollständigen Angebotes zu helfen.
Zur Navigation innerhalb des Bietercockpits können Sie sich oben in der ersten Zeile orientieren. Es wird Ihnen immer angezeigt, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden. Sie können sich jederzeit über diese Navigation bis zur Übersicht der Ausschreibungen zurück bewegen.
Wenn Sie alle Angebotsunterlagen bearbeitet haben, können Ihr Angebot abgeben. Bitte beachten Sie, dass das Bietercockpit nicht alle Dokumente auf den Status "Fertiggestellt" verifzieren kann, daher weisen auch vollständig ausgefüllte Dateien den Status "Bearbeitet" auf.
Im letzten Schritt geben Sie das im Bietercockpit bearbeitete Angebot ab.
Wenn Sie alle Unterlagen bearbeitet und Ihre gewünschten Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie bitte oben in der ersten Zeile unter dem blauen Balken auf "Abgeben".
Wenn es von der Vergabestelle zugelassen wurde, sehen Sie zwei Arten der Angebotsabgabe:
Digitale Abgabe
Wählen Sie die digitale Angebotsabgabe, wird Ihr Angebot elektronisch verschlüsselt an die Vergabestelle übermittelt. In einem digitalen Postfach verbleibt es dort, verschlüsselt und mit einem Eingangsstempel versehen, bis zur Angebotsöffnung. Falls sich bis dahin noch Änderungen ergeben sollten, ist ein Rückzug Ihres Angebotes bis zur Angebotsabgabe natürlich über das Bietercockpit möglich.
Dokumente drucken
Wenn Sie Ihr Angebot nicht digital abgeben möchten, können Sie alle Angebotsbestandteile ausdrucken. Die Ausdrucke müssen an den entsprechenden Stellen unterschrieben und auf dem Postweg an die in den Unterlagen genannte Einreichungsstelle geschickt werden.
Wenn Sie sich für eine Abgabeart entschieden haben, wird Ihr Angebot einer Logikprüfung unterzogen. Es werden alle Hinweise genannt, die in der Angebotsprüfung aufgefallen sind. Danach haben Sie die Möglichkeit, alle Dateien, die Sie dem Angebot beigefügt haben, nochmals einzeln zu öffnen und zu prüfen.
Bestätigen Sie alle weiteren Angebotsschritte, werden Ihre Dokumente gedruckt bzw. übermittelt. Der Status des Angebotes wechselt auf von "bearbeitet" auf "abgegeben".
Wenn Sie Ihr Angebot digital abgegeben haben, erhalten Sie in Ihren Nachrichten zu der Ausschreibung die Bestätigung der Angebotsabgabe. Diese können Sie auch in Ihrem Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes unter "Merklisten und Nachrichten" einsehen. Erfahren Sie mehr zu "Merklisten und Nachrichten".
Wenn Sie von der ausschreibenden Stelle aufgefordert werden, Unterlagen zu einem bereits abgegebenen Angebot nachzureichen, nutzen Sie bitte die Nachrichtenfunktion im Bietercockpit.
Öffnen Sie die Ausschreibung, zu welcher Sie Unterlagen nachreichen möchten. Anschließend gelangen Sie automatisch in den Bereich "Nachrichten" der ausgewählten Ausschreibung, wo Sie den Knopf "Neue Nachricht" anklicken. Sie haben nun die Möglichkeit, eine Nachricht mit Anhängen an die ausschreibende Stelle zu versenden. Wählen Sie als Anhang nun die nachzureichenden Unterlagen aus.