Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, während des gesamten Vergabeverfah-rens das Verfahren mit allen wesentlichen Entscheidungen zu dokumentieren und anschließend den sog. Vergabevermerk zu verfassen (§ 8 VgV, § 20 VOB/A).
Dokumentation
Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Dazu ge-hört z.B. die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Be-ratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterla-gen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen, sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (§ 8 Abs. 1 VgV).
Vergabevermerk
Der öffentliche Auftraggeber fertigt über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des BGB an. Dieser Vergabevermerk umfasst mindestens folgendes:
- den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,
- die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
- die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nichtberücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für deren Nichtberücksichtigung,
- die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden,
- den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines An-gebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt und gege-benenfalls, soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt, die Namen unter Auftragnehmer des Hauptauftragnehmers,
- bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die in § 14 Abs. 3 VgV genannten Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen,
- bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die in § 14 Abs. 4 VgV genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtferti-gen,
- gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat,
- gegebenenfalls die Gründe, aus denen andere als elektronische Mittel für die Ein-reichung der Angebote verwendet wurden,
- gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen,
- gegebenenfalls die Gründe, aufgrund deren mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden und
- gegebenenfalls die Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.
Aufbewahrung
Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträ-ge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzu-bewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens den folgenden Auf-tragswert haben:
- eine Million Euro im Falle von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen,
- zehn Millionen Euro im Falle von Bauaufträgen.