Bei Oberschwellenvergaben ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, über den bevorstehenden Zuschlag zu informieren, § 134 Abs. 1 GWB.
Der Auftraggeber muss danach alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform informieren. Die Information kann somit auch per E-Mail versandt werden.
Den Vertrag darf der öffentliche Auftraggeber erst schließen, wenn er 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die unterlegenen Bieter gewartet hat (§ 134 Abs. 2 GWB). Verschickt der Auftraggeber die Information auf elektronischem Weg oder per Fax, verkürzt sich die Wartefrist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.