Die Vergabeakten enthalten alle Dokumentationen aller Vorgänge im Rahmen eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens und die damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen.
Nach § 6 Abs. 4 VgV sind die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens den folgenden Auftragswert haben: 1.000.000 EURO im Falle von Liefer- oder Leistungsaufträgen, 10.000.000 EURO im Falle von Bauaufträgen.
Hinsichtlich der Dokumentation gilt gem. § 8 Abs. 1 VgV, dass der öffentliche Auftraggeber das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs dokumentiert, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.
Hinsichtlich des Vergabevermerks gilt gem. § 8 VgV, dass der öffentliche Auftraggeber über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs anfertigen muss. Was der Vergabevermerk mindestens umfassen muss, ist in § 8 Abs. 2 Ziff. 1 bis 12 VgV aufgezählt.