Bei einem Ausschreibungsverfahren fordern Auftraggeber Anbieter über eine öffentliche Bekanntmachung oder über eine Einladung auf, Angebote für verschiedene Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen abzugeben.
Da es verschiedene Arten von Ausschreibungen gibt, kann der Ablauf jeweils anders aussehen. Ziel eines jeden Verfahrens ist es, durch Transparenz und fairen Wettbewerb die wirtschaftlichsten Angebote zu erhalten.
Der Begriff „Ausschreibungsverfahren“ wird häufig auch synonym mit dem Begriff „Vergabeverfahren“ verwendet, obwohl es feine Unterschiede in der Bedeutung und Anwendung gibt.
Was gehört zu einer Ausschreibung?
Eine Ausschreibung enthält viele Dokumente und Informationen, die den Unternehmen einen Überblick über das Projekt und seine Anforderungen geben. Dazu gehören z. B.:
- Auftragsdetails: Hier findet man alle relevanten Informationen zum Auftrag, wie Leistungsbeschreibung, technische Spezifikationen, Zeichnungen und Pläne.
- Teilnahmebedingungen: Je nach Art des Verfahrens werden hier die genauen Bedingungen für die Teilnahme festgehalten.
- Vertragsbedingungen: Hier werden z. B. rechtliche Rahmenbedingungen, Vertragslaufzeit, Zahlungsmodalitäten und Gewährleistungsfristen festgelegt.
- Eignungsnachweise: Diese stellen sicher, dass die Anbieter über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um den Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können. Manchmal werden auch Nachweise und Referenzen verlangt, um zu überprüfen, ob die Anforderungen an die Qualifikation erfüllt werden.
- Fristen und Termine: Die Angebotsfrist sowie die Zuschlags- und Bindefrist sind wichtig. Bei einigen Verfahren gibt es z. B. auch Besichtigungstermine, die eingehalten werden sollten.
- Zuschlagskriterien: Verschiedene Kriterien, nach denen die Angebote bewertet und der Zuschlag erteilt wird. Ein wichtiges Kriterium ist der Preis, aber auch qualitative Aspekte können den Ausschlag für einen Zuschlag geben. Der Erfüllungsgrad kann im Ausschlussverfahren erfüllt/nicht oder prozentual bzw. nach Punkten bewertet werden.
Wie laufen Ausschreibungsverfahren ab?
Der Ablauf von Ausschreibungsverfahren ist nicht immer gleich. Die Art der Ausschreibung bestimmt die Schritte des Verfahrens. Hier eine grobe Zusammenfassung:
- Bekanntmachung: Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten. Auftraggeber laden Anbieter oder Unternehmen zur Angebotsabgabe ein, oder die Ausschreibung wird öffentlich über verschiedene Amtsblätter oder auf Auftragsportalen wie dem Deutschen Ausschreibungsblatt bekanntgegeben.
- Mehrstufige Teilnahmen: Manche Ausschreibungen werden in mehreren Stufen durchgeführt. Interessierte Unternehmen müssen sich dann z.B. um die Teilnahme an einem Verfahren bewerben, bevor sie ein Angebot abgeben können. Häufig ist damit auch der Nachweis der Eignung verbunden (Eignungsnachweise). Erst nach bestandener Prüfung, werden sie zu einer Angebotsabgabe aufgefordert.
- Einreichung der Angebote: Erst wenn alle in der Ausschreibung geforderten Angaben und Unterlagen zusammengetragen wurden, sollten Unternehmen ihre Angebote fristgerecht einreichen, in der Regel elektronisch.
- Öffnung der Angebote: Die Angebote werden zum angegebenen Termin geöffnet und protokolliert.
Wer muss öffentlich ausschreiben?
Zur öffentlichen Ausschreibung verpflichtet sind öffentliche Auftraggeber wie Behörden auf lokaler, regionaler oder nationaler Ebene und andere öffentliche Institutionen.
Dies umfasst auch Unternehmen und Organisationen, die öffentliche Gelder verwenden wie z. B. Fördermittel/Zuwendungen.
Welche Ausschreibungsformen gibt es?
Wie schon erwähnt, gibt es verschiedene Ausschreibungsformen, die nach Art und Umfang des Auftrages angewendet werden, und die vergaberechtlich geregelt sind.
Ab bestimmten Schwellenwerten müssen Aufträge zudem europaweit ausgeschrieben werden.
Hier einige Verfahrensarten auf nationaler Ebene:
Öffentliche Ausschreibung: ein Verfahren, an dem sich eine unbeschränkte Zahl von Interessenten beteiligen kann. Die Öffentliche Ausschreibung ist das Standardverfahren.
Beschränkte Ausschreibung: Ausgewählte Unternehmen werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Eine vorherige öffentliche Bekanntmachung erfolgt nicht. Diese Form wird gewählt, wenn eine Öffentliche Ausschreibung nicht in Frage kommt, z. B. bei geringem Auftragswert, einer dringlichen Beschaffung, einer vorangegangen erfolglosen Öffentlichen Ausschreibung, bei Spezialleistungen oder anderen Ausnahmen.
Freihändige Vergabe: Dies ist eine andere Form der Beschränkten Ausschreibung. Der Auftraggeber kann einen oder mehrere Anbieter direkt zur Angebotsabgabe auffordern und anschließend in Verhandlungen eintreten.
Beispiele für Verfahrensarten auf EU-Ebene:
Offenes Verfahren: Das Verfahren ist mit der Öffentlichen Ausschreibung vergleichbar. Auch hier kann jeder interessierte Anbieter ein Angebot abgeben.
Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: Es werden nur die Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, die in einer vorausgehenden Eignungsprüfung als geeignet befunden wurden. Dies ist mit der (nationalen) beschränkten Ausschreibung vergleichbar. Der Teilnahmewettbewerb wird jedoch vorher öffentlich bekannt gegeben.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Nach Veröffentlichung der Bekanntmachung auf TED nimmt der Auftraggeber Verhandlungen mit ausgewählten Bietern auf, nachdem diese ihre Eignung und ihr Interesse bekundet haben.
Wie findet man öffentliche Ausschreibungen?
Sie interessieren sich für Aufträge der öffentlichen Hand? Im Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes finden Sie Aufträge für alle Branchen und Gewerke.
Nutzen Sie unser Recherchetool, lassen Sie sich topaktuelle Ausschreibungen per E-Mail zusenden und finden Sie so passende Aufträge für Ihr Unternehmen - damit Ihr Auftragsbuch immer gefüllt bleibt.