Öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Gemeinden u.a.) dürfen Aufträge für Lieferungen und Leistungen grundsätzlich nur im Wege eines Vergabeverfahrens vergeben. Gründe hierfür sind eine sparsame Mittelverwendung und die Bekämpfung von Korruption und Vetternwirtschaft. Auch soll allen Unternehmen ein fairer und diskriminierungsfreier Zugang zu den staatlichen Beschaffungsmärkten gewährt werden. Innerhalb der EU bedeutet dies, dass Auftragnehmer auch Zugang zu staatlichen Aufträgen der anderen Mitgliedstaaten erhalten.
Öffentliche Auftraggeber können zur Vergabe öffentlicher Aufträge zwischen verschiedenen Verfahrensarten wählen. Dabei müssen sie jedoch grundsätzlich das Verfahren der öffentlichen Ausschreibung, das bei Vergaben oberhalb der EU-Schwelle offenes Verfahren genannt wird, wählen. Dabei wird die Beschaffungsabsicht öffentlich bekannt gemacht und jeder Interessent kann ein Angebot abgeben. Nur wenn besondere Gründe vorliegen, kann der öffentliche Auftraggeber andere besondere Verfahrensarten wählen: Das Verfahren der beschränkten Ausschreibung, das bei Vergaben oberhalb der EU-Schwelle nichtoffenes Verfahren genannt wird, welches vorsieht, dass von vornherein nur ein beschränkter Kreis von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird oder das Verfahren der freihändigen Vergabe, bei Vergaben oberhalb der EU-Schwelle Verhandlungsverfahren genannt, das unter anderem Verhandlungen über die Auftragsbedingungen mit den Unternehmen zulässt und das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs, das nur bei europaweiten Ausschreibungen vorgesehen ist, und das dem öffentlichen Auftraggeber noch mehr Spielraum bei den Verhandlungen mit den Bietern einräumt. Bei diesen besonderen Verfahrensarten wird ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem geeignete Unternehmen ausgewählt werden, die dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. In ganz besonderen, engumgrenzenden Ausnahmefällen kann eine beschränkte Ausschreibung, eine freihändige Vergabe oder ein EU-weites Verhandlungsverfahren auch ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.
Nach Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, bzw. nach Durchführung des Teilnahmewettbewerbs, werden den beteiligten Unternehmen die Vergabeunterlagen zugesandt.
Nach Ablauf der Angebotsfrist muss der öffentliche Auftraggeber bei der öffentlichen Ausschreibung bzw. beim offenen Verfahren zunächst die Eignung der bietenden Unternehmen prüfen. Bei den anderen Vergabeverfahren wird diese Prüfung bereits im vorgeschalteten öffentlichen Teilnahmewettbewerb vorgenommen.
Nach der Eignungsprüfung wird durch eine inhaltliche Wertung der eingegangenen Angebote das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.
Bei Vergaben im Oberschwellenbereich muss der öffentliche Auftraggeber vor Auftragserteilung alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, von dieser Entscheidung unterrichten. Diese haben dann Gelegenheit, einen Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.