Als e-Vergabe (= elektronische Auftragsvergabe) bezeichnet man den Einsatz elektronischer Mittel bei der Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen durch öffentliche Auftraggeber.
Im Oberschwellenbereich gilt der Grundsatz der elektronischen Kommunikation: Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden der öffentliche Auftraggeber und die Unternehmen grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel) § 9 Abs. 1 VgV.
Der Grundsatz der elektronischen Kommunikation gilt somit für das komplette Vergabeverfahren, von der elektronischen Erstellung und Bereitstellung der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen über die elektronische Angebotsabgabe bis zur elektronischen Vorbereitung des Zuschlags.
Auch die Angebotsabgabe muss somit grundsätzlich elektronisch erfolgen: Die Unternehmen übermitteln ihre Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mit Hilfe elektronischer Mittel gem. § 10 VgV (§ 53 Abs. 1 VgV).
Hierzu gibt es jedoch eine Übergangsregelung:
Zentrale Beschaffungsstellen im Sinne von § 120 Abs. 4 Satz 1 GWB können bis zum 18.04.2017, andere öffentliche Auftraggeber bis zum 18.10.2018, abweichend von § 53 Abs. 1 VgV die Übermittlung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen auch auf dem Postweg, anderem geeignetem Weg, Fax oder durch die Kombination dieser Mittel verlangen. Dasselbe gilt für die sonstige Kommunikation im Sinne des § 9 Abs. 1 VgV, soweit sie nicht die Übermittlung von Bekanntmachungen und die Bereitstellung der Vergabeunterlagen betrifft (§ 81 VgV).
Der Grundsatz der elektronischen Kommunikation gilt entsprechend gem. §§ 11, 11a EU VOB/A auch im Oberschwellenbereich der VOB/A.
Im Unterschwellenbereich hat der Auftraggeber für Bauaufträge die Wahl, welche Kommunikationsmittel er im Vergabeverfahren einsetzt (§§ 11 ff. Abschnitt 1 VOB/A). Dort gilt also nicht der Grundsatz der elektronischen Kommunikation. Wird die e-Vergabe genutzt, gelten für die Durchführung im Ober- und Unterschwellenbereich identische Regelungen. Vor diesem Hintergrund wurden die Regelungen der §§ 11, 11a EU VOB/A mit geringfügigen Ausnahmen im 1. Abschnitt in den §§ 11 ff. VOB/A wörtlich übernommen.
Der Vergabeservice des Deutschen Ausschreibungsblattes bildet die eVergabe in fünf Schritten ab und zeigt auf wie einfach sich dieser Prozess im Vergabealltag umsetzen lässt.