Freihändige Vergabe

Freihändige Vergabe ist ein Vergabeverfahren, das nur bei Aufträgen, deren Wert unterhalb der Schwellenwerte liegt und auch dort nur in Ausnahmefällen zulässig ist. Bei Freihändiger Vergabe werden Aufträge ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Allerdings sind auch hier die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts wie Förderung des Wettbewerbs, Gleichbehandlung der Bieter usw. anzuwenden.

Im Auftragsportal des Deutschen Ausschreibungsblattes können Sie zu beschränkten Verfahren eingeladen werden. Mit dem Hinterlegen eines erhaltenen Einladungscodes können Sie zur Angebotsabgabe bei Freihändigen und Beschränkten Vergaben aufgefordert werden.
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In der Unterschwellenvergabeordnung – UvgO – wird die freihändige Vergabe als „Verhandlungsvergabe“ bezeichnet (§ 8 Abs. 1 u. 4, § 12 UVgO).

Freihändige Vergabe von Bauleistungen

Bauleistungen werden bei Freihändiger Vergabe ohne ein förmliches Verfahren vergeben (§ 3 Abs. 3 VOB/A). Eine Freihändige Vergabe von Bauleistungen ist zulässig,

• wenn die öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig ist, besonders, wenn für die Leistung aus besonderen Gründen (z.B. Patentschutz, besondere Erfahrung oder Geräte) nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt,
• wenn die Leistung besonders dringlich ist,
• wenn die Leistung nach Art und Umfang von der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend festglegt werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
• wenn nach Aufhebung einer öffentlichen Ausschreibung oder beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht,
• wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist oder
• wenn sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt (§ 3a Abs. 4 VOB/A).

Die Freihändige Vergabe kann gem. § 3a Abs. 4 Satz 2 VOB/A bis zu einem Auftragswert von € 10.000,00 ohne Umsatzsteuer erfolgen.

Freihändige Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen: UVgO

Die Vergabe öffentlicher Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge unterhalb der Schwellenwerte im Wege der Verhandlungsvergabe ist im Anwendungsbereich der Unterschwellenvergabeordnung zulässig, wenn einer der in § 8 Abs. 4 UVgO genannten Anwendungsfälle vorliegt, also

• wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
• wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann,
• wenn die Leistung nach Art und Umfang, insbesondere ihre technischen Anforderungen, vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
• wenn nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
• wenn die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können,
• wenn es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen,
• wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen,
• wenn eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb für den Auftraggeber oder die Bewerber oder Bieter einen Aufwand verursachen würde, der zum erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde,
• wenn die Leistung aufgrund von Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen sind,
• wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereit gestellt werden kann,
• wenn es sich um eine auf einer Warenbörse notierte oder erwerbbare Lieferleistung handelt,
• wenn Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen, die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, bei denen ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und bei denen dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde,
• wenn Ersatzteile und Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können,
• wenn eine vorteilhafte Gelegenheit zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung führt, als dies bei Durchführung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung der Fall wäre,
• wenn es aus Gründen der Sicherheit oder Geheimhaltung erforderlich ist,
• wenn der öffentliche Auftrag ausschließlich vergeben werden soll gem. § 1 Abs. 3 UVgO an Werkstätten für Menschen mit Behinderungen oder an Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen ist oder an Justizvollzugsanstalten oder
• wenn dies durch Ausführungsbestimmungen eines Bundes- oder Landesministeriums bis zu einem bestimmten Höchstwert (Wertgrenze) zugelassen ist; eine solche Wertgrenze kann auch festgesetzt werden für die Vergabe von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen einer Auslandsdienststelle im Ausland oder einer inländischen Dienststelle, die im Ausland für einen dort zu deckenden Bedarf schafft.

Der Auftraggeber kann eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchführen (§ 12 Abs. 1 UVgO). Bei einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen auf (§ 12 Abs. 2 UVgO).

Freihändige Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen: VOL

Die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der Schwellenwerte ist im Anwendungsbereich der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A) Abschnitt 1 zulässig, wenn einer der in § 3 Abs. 5 VOL/A, Abschnitt 1 genannten Anwendungsfälle vorliegt, also

• wenn nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
• wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen. Wenn sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen,
• wenn bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird und die Nachbestellungen insgesamt 20 vom 100 des Wertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten,
• wenn Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten von Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können,
• wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist, wenn die Leistung aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten der Auftraggeber zuzuschreiben sind,
• wenn die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
• wenn sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister – ggf. Landesminister – bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist,
• wenn Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen,
• wenn Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen,
• wenn für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt.

Freihändige Vergaben sind nach § 3 Abs. 1 Satz 3 VOL/A, Abschnitt 1 Verfahren, bei denen sich die Auftraggeber mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich an mehrere ausgewählte Unternehmen wenden, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln. Bei Freihändigen Vergaben sollen mehrere – grundsätzlich mindestens drei – Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (§ 3 Abs. 1 VOL/A, Abschnitt 1).